Zarządzenie Nr 130 /08 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 5 czerwca 2008r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Miasta Przemyśla.
Zarządzenie Nr 130 /08
Prezydenta Miasta Przemyśla
z dnia 5 czerwca 2008r.
zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla
Urzędu Miasta Przemyśla.
Prezydenta Miasta Przemyśla
z dnia 5 czerwca 2008r.
zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla
Urzędu Miasta Przemyśla.
Na podstawie art.10 i art.13 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), oraz zgodnie z art. 17 i art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) i § 11, 12, 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142 poz. 1020 ze zm.)
zarządzam co następuje:
§ 1
W załączniku Nr 1 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, II. Część II – Szczegółowe zasady sporządzania obiegu i kontroli finansowej poszczególnych dokumentów i dowodów księgowych, F. Dowody dotyczące obrotu nieruchomościami – otrzymuje brzmienie:
F. Dowody dotyczące obrotu nieruchomościami
a - przekształcenie prawa wieczystego użytkowania gruntów w prawo
własności.
1. Wniosek wieczystego użytkownika o przekształcenie prawa wieczystego użytkowania gruntów w prawo własności nieruchomości przyjmuje kancelaria ogólna i po wprowadzeniu wniosku do rejestru korespondencji niezwłocznie przekazuje wniosek do komórki merytorycznej.
2. Wydział merytoryczny zajmujący się sprawami z zakresu gospodarki nieruchomościami sprawdza wniosek i dołączone załączniki pod względem merytorycznym i jeżeli wnioskodawcy spełniają ustawowe przesłanki do przekształcenia prawa wieczystego użytkowania w prawo własności nieruchomości, przeprowadza postępowanie w celu ustalenia rzeczoznawcy majątkowego, który określi na piśmie opinie o wartości nieruchomości w formie operatu. Po ustaleniu wykonawcy tych prac występuje do wnioskodawcy o uiszczenie w odpowiedniej wysokości zaliczki tytułem kosztów przygotowania nieruchomości. Po uiszczeniu przez wnioskodawcę kosztów zleca rzeczoznawcy majątkowemu wykonanie na piśmie opinii o wartości nieruchomości. Po otrzymaniu operatu szacunkowego wylicza opłatę za przekształcenie i przygotowuje decyzję o przekształceniu co najmniej w 7 egzemplarzach z przeznaczeniem:
- oryginał i pierwsza (-sze) kopia (-ie) dla wnioskującego (-cych) w tym 1 egz.
przeznaczony jest do dokonania wpisu w księgach wieczystych,
- pozostałe kopie po 1 egz. dla:
a/ księgowości,
b/ do organu prowadzącego kataster nieruchomości,
c/ stanowiska ds. tworzenia i gospodarowania zasobem nieruchomości,
d/stanowiska ds. opłat za użytkowanie wieczyste, trwały zarząd,
e/ dwie kopie pozostają w aktach sprawy stanowiska ds. przekształcenia prawa
użytkowania wieczystego w prawo własności.
3. Po uprawomocnieniu się decyzji osoba, na rzecz której nastąpiło przekształcenie, dokonuje wpłaty należności na rachunek bankowy urzędu.
4. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego „przypis należności”, komórka księgowości dokonuje zapisu w księgach rachunkowych .
b - sprzedaż nieruchomości
1. Decyzję o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży podejmuje Rada Miejska w drodze stosownej uchwały, ze wskazaniem trybu postępowania - w drodze przetargu bądź w drodze bezprzetargowej, w tym m.in. podejmuje uchwałę dot. zasad sprzedaży lokali mieszkalnych.
2. Komórka merytoryczna zajmująca się sprawami z zakresu obrotu nieruchomościami prowadzi postępowanie w sprawie sprzedaży nieruchomości; przeprowadza postępowanie w celu ustalenia rzeczoznawcy majątkowego, który określi na piśmie opinię o wartości nieruchomości w formie operatu. Po ustaleniu wykonawcy tych prac, jeżeli zbycie nieruchomości ma nastąpić w drodze bezprzetargowej na wniosek zainteresowanej strony, występuje do wnioskodawcy o uiszczenie w odpowiedniej wysokości zaliczki tytułem kosztów przygotowania nieruchomości oraz wprowadza przypis należności do systemu KSAT. Następnie zleca wybranemu rzeczoznawcy majątkowemu wycenę nieruchomości; ustala jej przeznaczenie w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego bądź w studium uwarunkowań; uzyskuje opinię lub zgodę wojewódzkiego konserwatora zabytków; uzyskuje opinię – porozumienie organu właściwego do udzielania koncesji na wydobywanie kopalin; sporządza wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży , podając go na okres określony w ustawie do publicznej wiadomości i przygotowuje ogłoszenie o przetargu. W przypadku zbycia nieruchomości lokalowych przygotowuje protokół uzgodnień, dot. warunków sprzedaży lokalu mieszkalnego.
3. Postępowanie przetargowe lub rokowania (w przypadku zbycia nieruchomości w trybie bezprzetargowym lub rokowania po drugim przetargu) przeprowadza komisja powołana przez Prezydenta Miasta w drodze zarządzenia w sprawie powołania komisji do przeprowadzania przetargów oraz w sprawie ustalenia regulaminu przeprowadzania przetargów, jak też komisja powołana zarządzeniem w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia rokowań oraz w sprawie ustalenia regulaminu przeprowadzenia rokowań. Przewodniczący komisji sporządza protokół z przetargu bądź protokół z rokowań dotyczący warunków sprzedaży w przypadku sprzedaży w trybie bezprzetargowym.
4. Protokół z przetargu, protokół z rokowań lub protokół uzgodnień i akt notarialny, komórka merytoryczna zajmująca się sprawami z zakresu obrotu nieruchomościami przekazuje niezwłocznie do komórki księgowej oraz wprowadza przypis należności do systemu KSAT.
5. Na podstawie przekazanych dokumentów z wydziału merytorycznego – komórka księgowości dokonuje zapisów w księgach rachunkowych.
c - użytkowanie wieczyste
1. Oddanie w użytkowanie wieczyste gruntów następuje na podstawie przepisów ustawy
o gospodarce nieruchomościami lub w oparciu o stosową uchwałę Rady Miejskiej.
2. Komórka merytoryczna zajmująca się sprawami z zakresu obrotu nieruchomościami przeprowadza postępowanie w celu ustalenia rzeczoznawcy majątkowego, który określi na piśmie opinię o wartości nieruchomości w formie operatu. Po ustaleniu wykonawcy tych prac, jeżeli zbycie nieruchomości ma nastąpić w drodze
bezprzetargowej na wniosek zainteresowanej strony, występuje do wnioskodawcy o uiszczenie w odpowiedniej wysokości zaliczki tytułem kosztów przygotowania
nieruchomości oraz wprowadza przypis należności do systemu KSAT, a następnie zleca wybranemu rzeczoznawcy majątkowemu wycenę nieruchomości; ustala jej przeznaczenie w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego bądź w studium uwarunkowań …, uzyskuje opinię lub zgodę wojewódzkiego konserwatora zabytków, uzyskuje opinię – porozumienie organu właściwego do udzielania koncesji na wydobywanie kopalin; sporządza wykaz nieruchomości, który określa min. wysokość pierwszej opłaty rocznej i opłat rocznych oraz terminy ich wpłaty, podając go na ustawowy okres do publicznej wiadomości i przygotowuje ogłoszenie o przetargu lub zaproszenie do rokowań. W przypadku oddania gruntu zabudowanego lokalem garażowym w użytkowanie wieczyste, przygotowuje protokół uzgodnień, dot. warunków sprzedaży nieruchomości, który jest podstawą zawarcia aktu notarialnego.
3. Postępowanie przetargowe lub rokowania przeprowadza komisja powołana przez Prezydenta Miasta w drodze zarządzenia w sprawie powołania komisji do przeprowadzania przetargów oraz ustalenia regulaminu przeprowadzania przetargów, oraz zarządzeniem w sprawie powołania komisji do przeprowadzania rokowań oraz w sprawie ustalenia regulaminu przeprowadzania rokowań. Przewodniczący komisji sporządza protokół z przetargu lub protokół z rokowań w przypadku stosowania formy bezprzetargowej.
4. Protokół z przetargu, protokół z rokowań lub protokół uzgodnień i akt notarialny jest
przekazywany do komórki księgowości.
5. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego oraz „przypisów należności”
wprowadzonych do systemu KSAT, komórka księgowości dokonuje zapisów w księgach rachunkowych.
d - dzierżawa i najem
1. Decyzje o przeznaczeniu nieruchomości do dzierżawy podejmuje Prezydent Miasta
Przemyśla w oparciu o stosową uchwałę Rady Miejskiej i miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego, studium uwarunkowań ….lub decyzje o warunkach zabudowy.
2. Wydział merytoryczny zajmujący się sprawami z zakresu dzierżawy i najmu ustala przeznaczenie nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub studium uwarunkowań …; uzyskuje opinię lub zgodę wojewódzkiego konserwatora zabytków; sporządza wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę lub najem i zamieszcza w wykazie informacje wymagane przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wykaz ten podany jest do publicznej wiadomości na okres wynikający z przepisów prawa. Wysokość stawek czynszu ustalana jest zgodnie z przeznaczeniem nieruchomości i Zarządzeniem Prezydenta Miasta Przemyśla.
3. Umowę z dzierżawcami i najemcami przygotowuje komórka merytoryczna określając w niej min. warunki najmu lub dzierżawy, termin trwania umowy, terminy
wnoszenia opłat, wysokość opłat oraz wysokość odsetek za zwłokę. Umowa taka przygotowywana jest jeżeli dzierżawą danego gruntu zainteresowany jest jeden podmiot,
w przypadku, gdy dzierżawą tej samej nieruchomości ( gruntu) zainteresowane są dwa
podmioty przygotowuje ogłoszenie o przetargu lub zaproszenie do rokowań.
4. Postępowanie przetargowe lub rokowania przeprowadza komisja powołana przez
Prezydenta Miasta w drodze zarządzenia w sprawie powołania komisji do
przeprowadzania przetargów lub rokowań na dzierżawę nieruchomości oraz ustalenia regulaminu przeprowadzania przetargów oraz rokowań. Przewodniczący komisji
sporządza protokół z przetargu lub z rokowań. Protokół z przetargu lub rokowań
jest podstawą do zawarcia umowy dzierżawy.
5. Umowę o oddaniu nieruchomości (gruntu) w dzierżawę komórka merytoryczna przekazuje do księgowości wprowadzając równocześnie „ przypis należności” w systemie KSAT.
6. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego komórka księgowości dokonuje zapisu w księgach rachunkowych.
e- bezumowne użytkowanie gminnych gruntów ( nieruchomości )
1. Wydział merytoryczny zajmujący się sprawami z zakresu gospodarki nieruchomościami, w oparciu o mapę ewidencji gruntów i budynków oraz zawarte umowy dzierżawy, ustala grunty gminne, które nie są przedmiotem dzierżawy (użyczenia). Poprzez wywiad w terenie dokonuje przeglądu zagospodarowania takich nieruchomości. W przypadku stwierdzenia, że nieruchomości są użytkowane bez umowy, dokonuje identyfikacji nieruchomości stanowiących własność bądź będących w posiadaniu miasta, użytkowanych bez ważnej umowy, na podstawie kopii map i ewidencji gruntów i budynków miasta , kopii map zasadniczych. Podejmuje działania w celu ustalenia ich użytkownika i okresu użytkowania gruntu.
2. Ustalając użytkownika gruntu, podejmuje działania związane z wydaniem nieruchomości, nalicza wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z gruntu i występuje ze stosownym pismem do bezumownego użytkownika gruntu. Wysokość wynagrodzenia za bezumowne korzystanie z gruntów gminnych ustalana jest zgodnie z przeznaczeniem nieruchomości
i Zarządzeniem Prezydenta Miasta Przemyśla.
3. Wydział merytoryczny przekazuje do księgowości kopię pisma , w którym ustalone zostało wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z gruntu gminnego oraz wprowadza „przypis należności” w systemie KSAT.
4. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego komórka księgowości dokonuje zapisu w księgach rachunkowych.
f- trwały zarząd nieruchomościami.
1. Trwały zarząd jest formą prawną władania nieruchomościami gminy przez jednostki
organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej.
Jednostka organizacyjna ma prawo korzystać z nieruchomości oddanej w trwały zarząd
w sposób ustalony w przepisach ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Rada Miasta może ustalić szczególne warunki korzystania z nieruchomości oddanych
w trwały zarząd przez jednostki organizacyjne gminy, w tym min. może w formie uchwały wyrazić zgodę na zastosowanie bonifikaty, od opłat rocznych z tytułu trwałego zarządu, jeżeli jest to zgodne z przepisami prawa.
2. Z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu występuje jednostka organizacyjna gminy; trwały zarząd może być ustanowiony na czas oznaczony bądź nieoznaczony. Przedmiotem trwałego zarządu mogą być wyłącznie nieruchomości.
Trwały zarząd ustanawia się w drodze decyzji, która zawiera wszystkie elementy
określone w ustawie o gospodarce nieruchomościami, w tym wartość
nieruchomości oddawanych w trwały zarząd i wysokość opłat rocznych ustalonych wg.
stawki procentowej od ceny nieruchomości. Jeżeli przepisy prawne tak stanowią
nieruchomości oddawane są w trwały zarząd nieodpłatnie.
3. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego „przypis należności” komórka księgowości dokonuje zapisu w księgach rachunkowych.
g - nabycie nieruchomości na rzecz gminy
1. W przypadku konieczności nabycia nieruchomości na rzecz Gminy, wydział merytoryczny zajmujący się sprawami z zakresu obrotu nieruchomościami przeprowadza wstępne rozmowy w sprawie warunków nabycia nieruchomości.
Jeżeli właściciel nieruchomości udzieli pozytywnej odpowiedzi, wydział merytoryczny przygotowuje projekt uchwały w sprawie wyrażenia zgody na nabycie
nieruchomości na rzecz Gminy. Przeprowadza postępowanie w celu ustalenia rzeczoznawcy majątkowego, który określi na piśmie opinię o wartości nieruchomości w formie operatu. Po ustaleniu wykonawcy tych prac, zleca wycenę nieruchomości. W oparciu o podjętą przez Radę Miasta uchwałę i określoną wartość nieruchomości, przeprowadza rokowania w sprawie nabycia nieruchomości, z których sporządza protokół.
2. Wydział merytoryczny przygotowuje protokół uzgodnień będący podstawą do
zawarcia aktu notarialnego.
3. Akt notarialny wraz z protokołem uzgodnień komórka merytoryczna przekazuje do komórki księgowości.
4. Na podstawie dyspozycji wydziału merytorycznego, komórka księgowości dokonuje zapłaty za nabyte nieruchomości. Podstawą przyjęcia nieruchomości do ewidencji księgowej majątku jest dokument OT/PT.
W celu zapewnienia zgodności ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w wydziale merytorycznym związanym z obrotem nieruchomościami, pracownicy komórki merytorycznej i księgowości dokonują uzgodnień na koniec każdego miesiąca , w terminie do 10-go dnia następnego miesiąca w zakresie wprowadzonych zmian (przychodów, rozchodów) w ewidencji środków trwałych. Na okoliczność dokonania uzgodnień spisany jest protokół podpisany przez pracowników obu wydziałów.
W załączniku Nr 1 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, II. Część II – Szczegółowe zasady sporządzania obiegu i kontroli finansowej poszczególnych dokumentów i dowodów księgowych, C. Dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki, a – Wniosek o zaliczkę i rozliczenie pobranej zaliczki punkt 1. otrzymuje brzmienie:
1. Wniosek o zaliczkę wystawia w 1 egz. upoważniony pracownik komórki merytorycznej, ze wskazaniem pracownika upoważnionego do jej odbioru, stanowiska pracy, przeznaczenia zaliczki / zakup materiałów, usług, wynagrodzenia, podróże służbowe i inne/
W załączniku nr 2 Zakładowy Plan Kont, Dokumentacja opisująca przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości w jednostce budżetowej, II. Zasady prowadzenia rachunkowości wynikające z przepisów ustawy, punkcie 8 dodaje się odnośnik o treści:
- faktury /rachunki/ wpływające do Wydziału Finansowego w ciągu roku do dnia ósmego następnego miesiąca, ujmuje się w ewidencji księgowej w miesiącu sprawozdawczym, natomiast faktury /rachunki/ wpływające po tym terminie ujmuje się w ewidencji księgowej w miesiącu następnym.
W załączniku nr 3 Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Przemyśla, III. Kontrola procesów gromadzenia środków w Urzędzie Miasta Przemyśla, 1. Procedury kontroli dochodów budżetowych, dodaje się punkt 1.14 o treści:
1.14 Dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej.
1) zgodność zawartych umów z wymogami ustawy o gospodarce nieruchomościami,
2) zgodność stosowanych stawek z obowiązującymi przepisami zawartymi w ustawach i rozporządzeniach,
3) wprowadzenie do planu dochodów kwot szacunkowych na dany rok budżetowy,
4) prawidłowość klasyfikacji budżetowej, ewidencji księgowej analitycznej i syntetycznej,
5) analiza sald kont rozrachunkowych w zakresie dochodów,
6) terminowość wpłat,
7) wystawianie upomnień, wezwań do zapłaty i naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat,
8) sporządzanie tytułów wykonawczych, występowanie do sądu o nakazy zapłaty w sprawach dotyczących należności cywilnoprawnych,
9) prawidłowe i terminowe odprowadzanie zrealizowanych dochodów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
10) prawidłowe i terminowe sporządzanie sprawozdań.
W załączniku nr 3 Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Przemyśla, IV. Kontrola procesów rozdysponowania środków w Urzędzie Miasta Przemyśla 1. Procedury kontroli wydatków budżetowych w zakresie: dodaje się punkt 1.8a o treści:
1.8a Wydatków na zaliczki:
1) prawidłowość i zasadność udzielenia zaliczki,
2) prawidłowość zakupu rzeczowych składników majątku pod kątem przestrzegania ustawy o zamówieniach publicznych,
3) prawidłowość odbioru materiałów pod względem ilościowym i jakościowym oraz zgłoszenie reklamacji z tytułu braków lub wad w dostawach,
4) poprawność merytoryczna, rachunkowa i formalna zapisów,
5) terminowość rozliczenia,
6) prawidłowość ujęcia na właściwych kontach księgowych,
7) sprawdzenie zgodności ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną,
8) przestrzeganie zasady zgodności z planem i harmonogramem wydatków,
9) prawidłowość klasyfikacji budżetowej,
10) prawidłowość wykazania w sprawozdawczości.
W załączniku nr 4 Inwentaryzacja , Rozdział 1, Zasady ogólne dodaje się punkt 3a o treści:
3a. Za teren strzeżony uważa się takie miejsce składowania (magazynowania), które jest zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, tj. posiadające ogrodzenie uniemożliwiające przedostanie się osób nieupoważnionych oraz dozorowane stale , a także odrębnie stojące obiekty (budynki) posiadające zamknięcie uniemożliwiające przedostanie się do wewnątrz bez pozostawienia śladów włamania.
F. Dowody dotyczące obrotu nieruchomościami
a - przekształcenie prawa wieczystego użytkowania gruntów w prawo
własności.
1. Wniosek wieczystego użytkownika o przekształcenie prawa wieczystego użytkowania gruntów w prawo własności nieruchomości przyjmuje kancelaria ogólna i po wprowadzeniu wniosku do rejestru korespondencji niezwłocznie przekazuje wniosek do komórki merytorycznej.
2. Wydział merytoryczny zajmujący się sprawami z zakresu gospodarki nieruchomościami sprawdza wniosek i dołączone załączniki pod względem merytorycznym i jeżeli wnioskodawcy spełniają ustawowe przesłanki do przekształcenia prawa wieczystego użytkowania w prawo własności nieruchomości, przeprowadza postępowanie w celu ustalenia rzeczoznawcy majątkowego, który określi na piśmie opinie o wartości nieruchomości w formie operatu. Po ustaleniu wykonawcy tych prac występuje do wnioskodawcy o uiszczenie w odpowiedniej wysokości zaliczki tytułem kosztów przygotowania nieruchomości. Po uiszczeniu przez wnioskodawcę kosztów zleca rzeczoznawcy majątkowemu wykonanie na piśmie opinii o wartości nieruchomości. Po otrzymaniu operatu szacunkowego wylicza opłatę za przekształcenie i przygotowuje decyzję o przekształceniu co najmniej w 7 egzemplarzach z przeznaczeniem:
- oryginał i pierwsza (-sze) kopia (-ie) dla wnioskującego (-cych) w tym 1 egz.
przeznaczony jest do dokonania wpisu w księgach wieczystych,
- pozostałe kopie po 1 egz. dla:
a/ księgowości,
b/ do organu prowadzącego kataster nieruchomości,
c/ stanowiska ds. tworzenia i gospodarowania zasobem nieruchomości,
d/stanowiska ds. opłat za użytkowanie wieczyste, trwały zarząd,
e/ dwie kopie pozostają w aktach sprawy stanowiska ds. przekształcenia prawa
użytkowania wieczystego w prawo własności.
3. Po uprawomocnieniu się decyzji osoba, na rzecz której nastąpiło przekształcenie, dokonuje wpłaty należności na rachunek bankowy urzędu.
4. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego „przypis należności”, komórka księgowości dokonuje zapisu w księgach rachunkowych .
b - sprzedaż nieruchomości
1. Decyzję o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży podejmuje Rada Miejska w drodze stosownej uchwały, ze wskazaniem trybu postępowania - w drodze przetargu bądź w drodze bezprzetargowej, w tym m.in. podejmuje uchwałę dot. zasad sprzedaży lokali mieszkalnych.
2. Komórka merytoryczna zajmująca się sprawami z zakresu obrotu nieruchomościami prowadzi postępowanie w sprawie sprzedaży nieruchomości; przeprowadza postępowanie w celu ustalenia rzeczoznawcy majątkowego, który określi na piśmie opinię o wartości nieruchomości w formie operatu. Po ustaleniu wykonawcy tych prac, jeżeli zbycie nieruchomości ma nastąpić w drodze bezprzetargowej na wniosek zainteresowanej strony, występuje do wnioskodawcy o uiszczenie w odpowiedniej wysokości zaliczki tytułem kosztów przygotowania nieruchomości oraz wprowadza przypis należności do systemu KSAT. Następnie zleca wybranemu rzeczoznawcy majątkowemu wycenę nieruchomości; ustala jej przeznaczenie w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego bądź w studium uwarunkowań; uzyskuje opinię lub zgodę wojewódzkiego konserwatora zabytków; uzyskuje opinię – porozumienie organu właściwego do udzielania koncesji na wydobywanie kopalin; sporządza wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży , podając go na okres określony w ustawie do publicznej wiadomości i przygotowuje ogłoszenie o przetargu. W przypadku zbycia nieruchomości lokalowych przygotowuje protokół uzgodnień, dot. warunków sprzedaży lokalu mieszkalnego.
3. Postępowanie przetargowe lub rokowania (w przypadku zbycia nieruchomości w trybie bezprzetargowym lub rokowania po drugim przetargu) przeprowadza komisja powołana przez Prezydenta Miasta w drodze zarządzenia w sprawie powołania komisji do przeprowadzania przetargów oraz w sprawie ustalenia regulaminu przeprowadzania przetargów, jak też komisja powołana zarządzeniem w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia rokowań oraz w sprawie ustalenia regulaminu przeprowadzenia rokowań. Przewodniczący komisji sporządza protokół z przetargu bądź protokół z rokowań dotyczący warunków sprzedaży w przypadku sprzedaży w trybie bezprzetargowym.
4. Protokół z przetargu, protokół z rokowań lub protokół uzgodnień i akt notarialny, komórka merytoryczna zajmująca się sprawami z zakresu obrotu nieruchomościami przekazuje niezwłocznie do komórki księgowej oraz wprowadza przypis należności do systemu KSAT.
5. Na podstawie przekazanych dokumentów z wydziału merytorycznego – komórka księgowości dokonuje zapisów w księgach rachunkowych.
c - użytkowanie wieczyste
1. Oddanie w użytkowanie wieczyste gruntów następuje na podstawie przepisów ustawy
o gospodarce nieruchomościami lub w oparciu o stosową uchwałę Rady Miejskiej.
2. Komórka merytoryczna zajmująca się sprawami z zakresu obrotu nieruchomościami przeprowadza postępowanie w celu ustalenia rzeczoznawcy majątkowego, który określi na piśmie opinię o wartości nieruchomości w formie operatu. Po ustaleniu wykonawcy tych prac, jeżeli zbycie nieruchomości ma nastąpić w drodze
bezprzetargowej na wniosek zainteresowanej strony, występuje do wnioskodawcy o uiszczenie w odpowiedniej wysokości zaliczki tytułem kosztów przygotowania
nieruchomości oraz wprowadza przypis należności do systemu KSAT, a następnie zleca wybranemu rzeczoznawcy majątkowemu wycenę nieruchomości; ustala jej przeznaczenie w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego bądź w studium uwarunkowań …, uzyskuje opinię lub zgodę wojewódzkiego konserwatora zabytków, uzyskuje opinię – porozumienie organu właściwego do udzielania koncesji na wydobywanie kopalin; sporządza wykaz nieruchomości, który określa min. wysokość pierwszej opłaty rocznej i opłat rocznych oraz terminy ich wpłaty, podając go na ustawowy okres do publicznej wiadomości i przygotowuje ogłoszenie o przetargu lub zaproszenie do rokowań. W przypadku oddania gruntu zabudowanego lokalem garażowym w użytkowanie wieczyste, przygotowuje protokół uzgodnień, dot. warunków sprzedaży nieruchomości, który jest podstawą zawarcia aktu notarialnego.
3. Postępowanie przetargowe lub rokowania przeprowadza komisja powołana przez Prezydenta Miasta w drodze zarządzenia w sprawie powołania komisji do przeprowadzania przetargów oraz ustalenia regulaminu przeprowadzania przetargów, oraz zarządzeniem w sprawie powołania komisji do przeprowadzania rokowań oraz w sprawie ustalenia regulaminu przeprowadzania rokowań. Przewodniczący komisji sporządza protokół z przetargu lub protokół z rokowań w przypadku stosowania formy bezprzetargowej.
4. Protokół z przetargu, protokół z rokowań lub protokół uzgodnień i akt notarialny jest
przekazywany do komórki księgowości.
5. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego oraz „przypisów należności”
wprowadzonych do systemu KSAT, komórka księgowości dokonuje zapisów w księgach rachunkowych.
d - dzierżawa i najem
1. Decyzje o przeznaczeniu nieruchomości do dzierżawy podejmuje Prezydent Miasta
Przemyśla w oparciu o stosową uchwałę Rady Miejskiej i miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego, studium uwarunkowań ….lub decyzje o warunkach zabudowy.
2. Wydział merytoryczny zajmujący się sprawami z zakresu dzierżawy i najmu ustala przeznaczenie nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub studium uwarunkowań …; uzyskuje opinię lub zgodę wojewódzkiego konserwatora zabytków; sporządza wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę lub najem i zamieszcza w wykazie informacje wymagane przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wykaz ten podany jest do publicznej wiadomości na okres wynikający z przepisów prawa. Wysokość stawek czynszu ustalana jest zgodnie z przeznaczeniem nieruchomości i Zarządzeniem Prezydenta Miasta Przemyśla.
3. Umowę z dzierżawcami i najemcami przygotowuje komórka merytoryczna określając w niej min. warunki najmu lub dzierżawy, termin trwania umowy, terminy
wnoszenia opłat, wysokość opłat oraz wysokość odsetek za zwłokę. Umowa taka przygotowywana jest jeżeli dzierżawą danego gruntu zainteresowany jest jeden podmiot,
w przypadku, gdy dzierżawą tej samej nieruchomości ( gruntu) zainteresowane są dwa
podmioty przygotowuje ogłoszenie o przetargu lub zaproszenie do rokowań.
4. Postępowanie przetargowe lub rokowania przeprowadza komisja powołana przez
Prezydenta Miasta w drodze zarządzenia w sprawie powołania komisji do
przeprowadzania przetargów lub rokowań na dzierżawę nieruchomości oraz ustalenia regulaminu przeprowadzania przetargów oraz rokowań. Przewodniczący komisji
sporządza protokół z przetargu lub z rokowań. Protokół z przetargu lub rokowań
jest podstawą do zawarcia umowy dzierżawy.
5. Umowę o oddaniu nieruchomości (gruntu) w dzierżawę komórka merytoryczna przekazuje do księgowości wprowadzając równocześnie „ przypis należności” w systemie KSAT.
6. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego komórka księgowości dokonuje zapisu w księgach rachunkowych.
e- bezumowne użytkowanie gminnych gruntów ( nieruchomości )
1. Wydział merytoryczny zajmujący się sprawami z zakresu gospodarki nieruchomościami, w oparciu o mapę ewidencji gruntów i budynków oraz zawarte umowy dzierżawy, ustala grunty gminne, które nie są przedmiotem dzierżawy (użyczenia). Poprzez wywiad w terenie dokonuje przeglądu zagospodarowania takich nieruchomości. W przypadku stwierdzenia, że nieruchomości są użytkowane bez umowy, dokonuje identyfikacji nieruchomości stanowiących własność bądź będących w posiadaniu miasta, użytkowanych bez ważnej umowy, na podstawie kopii map i ewidencji gruntów i budynków miasta , kopii map zasadniczych. Podejmuje działania w celu ustalenia ich użytkownika i okresu użytkowania gruntu.
2. Ustalając użytkownika gruntu, podejmuje działania związane z wydaniem nieruchomości, nalicza wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z gruntu i występuje ze stosownym pismem do bezumownego użytkownika gruntu. Wysokość wynagrodzenia za bezumowne korzystanie z gruntów gminnych ustalana jest zgodnie z przeznaczeniem nieruchomości
i Zarządzeniem Prezydenta Miasta Przemyśla.
3. Wydział merytoryczny przekazuje do księgowości kopię pisma , w którym ustalone zostało wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z gruntu gminnego oraz wprowadza „przypis należności” w systemie KSAT.
4. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego komórka księgowości dokonuje zapisu w księgach rachunkowych.
f- trwały zarząd nieruchomościami.
1. Trwały zarząd jest formą prawną władania nieruchomościami gminy przez jednostki
organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej.
Jednostka organizacyjna ma prawo korzystać z nieruchomości oddanej w trwały zarząd
w sposób ustalony w przepisach ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Rada Miasta może ustalić szczególne warunki korzystania z nieruchomości oddanych
w trwały zarząd przez jednostki organizacyjne gminy, w tym min. może w formie uchwały wyrazić zgodę na zastosowanie bonifikaty, od opłat rocznych z tytułu trwałego zarządu, jeżeli jest to zgodne z przepisami prawa.
2. Z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu występuje jednostka organizacyjna gminy; trwały zarząd może być ustanowiony na czas oznaczony bądź nieoznaczony. Przedmiotem trwałego zarządu mogą być wyłącznie nieruchomości.
Trwały zarząd ustanawia się w drodze decyzji, która zawiera wszystkie elementy
określone w ustawie o gospodarce nieruchomościami, w tym wartość
nieruchomości oddawanych w trwały zarząd i wysokość opłat rocznych ustalonych wg.
stawki procentowej od ceny nieruchomości. Jeżeli przepisy prawne tak stanowią
nieruchomości oddawane są w trwały zarząd nieodpłatnie.
3. Na podstawie dokumentu z wydziału merytorycznego „przypis należności” komórka księgowości dokonuje zapisu w księgach rachunkowych.
g - nabycie nieruchomości na rzecz gminy
1. W przypadku konieczności nabycia nieruchomości na rzecz Gminy, wydział merytoryczny zajmujący się sprawami z zakresu obrotu nieruchomościami przeprowadza wstępne rozmowy w sprawie warunków nabycia nieruchomości.
Jeżeli właściciel nieruchomości udzieli pozytywnej odpowiedzi, wydział merytoryczny przygotowuje projekt uchwały w sprawie wyrażenia zgody na nabycie
nieruchomości na rzecz Gminy. Przeprowadza postępowanie w celu ustalenia rzeczoznawcy majątkowego, który określi na piśmie opinię o wartości nieruchomości w formie operatu. Po ustaleniu wykonawcy tych prac, zleca wycenę nieruchomości. W oparciu o podjętą przez Radę Miasta uchwałę i określoną wartość nieruchomości, przeprowadza rokowania w sprawie nabycia nieruchomości, z których sporządza protokół.
2. Wydział merytoryczny przygotowuje protokół uzgodnień będący podstawą do
zawarcia aktu notarialnego.
3. Akt notarialny wraz z protokołem uzgodnień komórka merytoryczna przekazuje do komórki księgowości.
4. Na podstawie dyspozycji wydziału merytorycznego, komórka księgowości dokonuje zapłaty za nabyte nieruchomości. Podstawą przyjęcia nieruchomości do ewidencji księgowej majątku jest dokument OT/PT.
W celu zapewnienia zgodności ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w wydziale merytorycznym związanym z obrotem nieruchomościami, pracownicy komórki merytorycznej i księgowości dokonują uzgodnień na koniec każdego miesiąca , w terminie do 10-go dnia następnego miesiąca w zakresie wprowadzonych zmian (przychodów, rozchodów) w ewidencji środków trwałych. Na okoliczność dokonania uzgodnień spisany jest protokół podpisany przez pracowników obu wydziałów.
W załączniku Nr 1 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, II. Część II – Szczegółowe zasady sporządzania obiegu i kontroli finansowej poszczególnych dokumentów i dowodów księgowych, C. Dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki, a – Wniosek o zaliczkę i rozliczenie pobranej zaliczki punkt 1. otrzymuje brzmienie:
1. Wniosek o zaliczkę wystawia w 1 egz. upoważniony pracownik komórki merytorycznej, ze wskazaniem pracownika upoważnionego do jej odbioru, stanowiska pracy, przeznaczenia zaliczki / zakup materiałów, usług, wynagrodzenia, podróże służbowe i inne/
W załączniku nr 2 Zakładowy Plan Kont, Dokumentacja opisująca przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości w jednostce budżetowej, II. Zasady prowadzenia rachunkowości wynikające z przepisów ustawy, punkcie 8 dodaje się odnośnik o treści:
- faktury /rachunki/ wpływające do Wydziału Finansowego w ciągu roku do dnia ósmego następnego miesiąca, ujmuje się w ewidencji księgowej w miesiącu sprawozdawczym, natomiast faktury /rachunki/ wpływające po tym terminie ujmuje się w ewidencji księgowej w miesiącu następnym.
W załączniku nr 3 Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Przemyśla, III. Kontrola procesów gromadzenia środków w Urzędzie Miasta Przemyśla, 1. Procedury kontroli dochodów budżetowych, dodaje się punkt 1.14 o treści:
1.14 Dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej.
1) zgodność zawartych umów z wymogami ustawy o gospodarce nieruchomościami,
2) zgodność stosowanych stawek z obowiązującymi przepisami zawartymi w ustawach i rozporządzeniach,
3) wprowadzenie do planu dochodów kwot szacunkowych na dany rok budżetowy,
4) prawidłowość klasyfikacji budżetowej, ewidencji księgowej analitycznej i syntetycznej,
5) analiza sald kont rozrachunkowych w zakresie dochodów,
6) terminowość wpłat,
7) wystawianie upomnień, wezwań do zapłaty i naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat,
8) sporządzanie tytułów wykonawczych, występowanie do sądu o nakazy zapłaty w sprawach dotyczących należności cywilnoprawnych,
9) prawidłowe i terminowe odprowadzanie zrealizowanych dochodów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
10) prawidłowe i terminowe sporządzanie sprawozdań.
W załączniku nr 3 Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miasta Przemyśla, IV. Kontrola procesów rozdysponowania środków w Urzędzie Miasta Przemyśla 1. Procedury kontroli wydatków budżetowych w zakresie: dodaje się punkt 1.8a o treści:
1.8a Wydatków na zaliczki:
1) prawidłowość i zasadność udzielenia zaliczki,
2) prawidłowość zakupu rzeczowych składników majątku pod kątem przestrzegania ustawy o zamówieniach publicznych,
3) prawidłowość odbioru materiałów pod względem ilościowym i jakościowym oraz zgłoszenie reklamacji z tytułu braków lub wad w dostawach,
4) poprawność merytoryczna, rachunkowa i formalna zapisów,
5) terminowość rozliczenia,
6) prawidłowość ujęcia na właściwych kontach księgowych,
7) sprawdzenie zgodności ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną,
8) przestrzeganie zasady zgodności z planem i harmonogramem wydatków,
9) prawidłowość klasyfikacji budżetowej,
10) prawidłowość wykazania w sprawozdawczości.
W załączniku nr 4 Inwentaryzacja , Rozdział 1, Zasady ogólne dodaje się punkt 3a o treści:
3a. Za teren strzeżony uważa się takie miejsce składowania (magazynowania), które jest zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, tj. posiadające ogrodzenie uniemożliwiające przedostanie się osób nieupoważnionych oraz dozorowane stale , a także odrębnie stojące obiekty (budynki) posiadające zamknięcie uniemożliwiające przedostanie się do wewnątrz bez pozostawienia śladów włamania.
§ 2
Zobowiązuje się pracowników właściwych merytorycznie w zakresie prowadzonych spraw do zapoznania się i przestrzegania w pełni zawartych postanowień.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.