Zarządzenie Nr 250/2025 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 09-06-2025 zmieniające zarządzenie w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm.), § 1 ust. 3, 5, § 2 ust. 2 i § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.)
zarządza się co następuje:
§ 1. W załączniku Nr 2 do zarządzenia Nr 552/2014 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton z późn. zm. wprowadza się następujące zmiany:
1) § 11 otrzymują brzmienie:
"§ 11. 1. Upoważniony pracownik KO dokonuje dekretacji na korespondencji w postaci papierowej i w systemie Proton. 2. Do bezpośredniej dekretacji prezydenta przekazywane są: 1) zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wymierzenia kary administracyjnej,
2) zawiadomienia o zakończeniu zbierania dowodów i materiałów w sprawie wymierzenia kary administracyjnej,
3) decyzje o wymierzeniu kary administracyjnej,
4) zawiadomienia o przeprowadzeniu kontroli w urzędzie przez organy zewnętrzne,
5) zalecenia pokontrolne wobec urzędu wystosowane przez organy zewnętrzne.
3. Po zadekretowaniu KO przekazuje korespondencję wg właściwości do:
1) prezydenta, zastępcy prezydenta, sekretarza, skarbnika,
2) kierowników jednostek organizacyjnych urzędu.
4. Po zadekretowaniu przez osoby wskazane w ust. 3 pkt 1 korespondencja przekazywana jest do KO, gdzie zostaje rozdysponowana zgodnie z dekretacją na poszczególne jednostki organizacyjne urzędu.
5. W przypadku, gdy właściwą do rozpatrzenia sprawy jest jednostka organizacyjna miasta korespondencję w sprawie przekazuje się do tej jednostki. KO powyższe pisma zamyka w systemie Proton na swoim poziomie. 6. Niedopuszczalne jest przekazywanie przez KO korespondencji w formie tradycyjnej bez uprzedniego przekazania jej w systemie Proton, z wyłączeniem korespondencji, która nie podlega skanowaniu i wprowadzeniu do systemu Proton. 7. Odbiór korespondencji: 1) w pierwszej kolejności powinien być dokonany przez tzw. sekretariat jednostki organizacyjnej urzędu bądź, w zależności od rozwiązania organizacyjnego danej jednostki, kierownika wskazanej w dekretacji jednostki organizacyjnej lub też osobę zatrudnioną na samodzielnym jednoosobowym stanowisku pracy w systemie Proton. Fakt odbioru uwidoczniony zostaje w systemie Proton. Po dokonanym odbiorze w systemie Proton KO wydaje korespondencję w formie tradycyjnej, 2) w formie tradycyjnej odbywa się przez pracowników wskazanych przez właściwych kierowników jednostek organizacyjnych urzędu. Fakt odbioru zostaje potwierdzony poprzez złożenie podpisu w rejestrze korespondencji wpływającej przez upoważnionego pracownika. 8. Jednostki organizacyjne urzędu powinny odbierać z KO rozdysponowaną korespondencję w godz. od 10:30 do 12:30. Korespondencja pilna wydawana jest przez cały dzień w godzinach pracy kancelarii. 9. Korespondencję przekazaną przez KO niewłaściwej jednostce organizacyjnej urzędu należy bezzwłocznie zwrócić do KO.
10. Błędnie zadekretowaną korespondencję należy zwrócić do osoby, która dokonała dekretacji, w celu zmiany dekretacji. Zmiany dekretacji może dokonać tylko osoba, która dokonała dekretacji lub osoba, która ją zastępuje. 11. Każdorazowa zmiana dekretacji w formie tradycyjnej musi być dokonana równocześnie w formie elektronicznej tj. w systemie Proton.
12. Obowiązek przekazania do KO informacji o zmianie dekretacji na dokumencie w formie tradycyjnej spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej urzędu, na wniosek którego zmiany dokonano. Zmiana dekretacji na dokumencie powoduje obowiązek zwrotu do KO, zarówno dokumentu przesłanego w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. 13. Korespondencję błędnie zadekretowaną przez prezydenta, zastępcę prezydenta, sekretarza lub skarbnika należy zwrócić do dekretującego zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej.
14. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania kilku jednostek organizacyjnych urzędu, oryginał dokumentu przekazuje się jednostce, wskazanej podczas dekretacji jako pierwszej (wiodącej) a pozostałym wskazanym w dekretacji przekazuje się kopie dokumentu."
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Przemyślu.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.