Zarządzenie Nr 470/2024 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 24-10-2024 w sprawie jazd lokalnych, krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników Urzędu Miejskiego w Przemyślu oraz kierowników jednostek organizacyjnych miasta Przemyśla
Na podstawie art. 33 ust 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r., poz. 1465 t.j.), art. 41 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r., 1135 t.j.) oraz w związku z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r., poz. 2190 t.j.) i rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późn. zm.) zarządzam,
co następuje:
I. Postanowienia Ogólne
§ 1. 1. Zarządzenie reguluje zasady odbywania miejscowych, krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników Urzędu Miejskiego w Przemyślu oraz kierowników jednostek organizacyjnych miasta Przemyśla.
2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:1) jazdach lokalnych – należy przez to rozumieć wyjazdy w celach służbowych odbywające się w granicach administracyjnych miejscowości, w której znajduje się siedziba Urzędu Miejskiego w Przemyślu bądź stałe miejsce pracy pracownika 2) krajowej podróży służbowej – należy przez to rozumieć podróż na obszarze kraju, którą pracownik odbywa na polecenie zlecającego wyjazd w ramach wykonywanej pracy, poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Urzędu Miejskiego w Przemyślu.3) zagranicznej podróży służbowej – należy przez to rozumieć podróż poza granicami Polski, którą pracownik odbywa na polecenie zlecającego wyjazd w ramach wykonywanej pracy. 4) zlecającym wyjazd – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Przemyśla bądź osobę upoważnioną do podpisywania „polecenia krajowej podróży służbowej”. 5) pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Miejskiego w Przemyślu oraz kierownika jednostki organizacyjnej miasta Przemyśla
II. Jazdy lokalne
§ 2. 1. W przypadku konieczności wykonywania czynności służbowych na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba Urzędu Miejskiego w Przemyślu pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość: 1) korzystania z biletów na przejazdy środkami komunikacji miejskiej,2) korzystania z samochodu służbowego pracodawcy3) używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy.
2. W celu skorzystania z biletów na przejazdy środkami komunikacji miejskiej kierownik jednostki organizacyjnej urzędu występuje do Wydziału Organizacyjnego o wydanie biletów umożliwiających przejazd.
3. Zasady korzystania przez pracowników z samochodu służbowego określa odrębne zarządzenie.
III. Krajowe podróże służbowe
§ 3. 1. Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest miejscowość w której znajduje się siedziba Urzędu Miejskiego w Przemyślu.
2. Podstawowymi środkami transportu do odbycia krajowej podróży służbowej są środki komunikacji publicznej (pociąg – przejazd w wagonach
2 klasy, autobus, bus itp. oraz samochód służbowy pracodawcy).
3. Pracownicy odbywają krajowe podróże służbowe na podstawie „polecenia wyjazdu służbowego”.
4. Polecenie podróży służbowej podlega rejestracji w Wydziale Organizacyjnym.
§ 4. 1. Z tytułu krajowej podróży służbowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez zlecającego wyjazd, pracownikowi przysługują: 1) diety, 2) zwrot kosztów:a) przejazdów,b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, c) noclegów,w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
2. Zakup biletów i rezerwację miejsca noclegowego pracownik dokonuje we własnym zakresie.
3. Przy wyborze miejsca noclegowego pracownik kieruje się zasadą oszczędnego i racjonalnego wydatkowania środków publicznych.
4. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
5. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7, przy czym zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu.
6. Jeżeli pracownik ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej, pracownikowi przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu ryczałt w wysokości 20% diety.
7. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą (np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami), określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
8. Podstawę rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej stanowią dokumenty przedłożone przez pracownika, w szczególności rachunki, faktury i bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet, podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy oraz wydatków objętych ryczałtem.
9. Faktura lub rachunek powinny być wystawione na Gminę Miejską Przemyśl, 37-700 Przemyśl, Rynek 1. NIP 795-231-95-92.
10. Jeżeli krajowa podróż służbowa trwała dłużej niż 8 godzin, pracownik wraz z dokumentami,o których mowa w ust. 8 przedkłada do Wydziału Finansowego oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do zarządzenia.
11. Jeżeli przedstawienie dokumentów, o których mowa w ust. 8 nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 2 do zarządzenia.
§ 5. 1. Na wniosek pracownika może być wypłacona zaliczka na pokrycie niezbędnych kosztów wyjazdu w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Wniosek o wypłatę zaliczki, podpisany przez zlecającego wyjazd i Skarbnika Miasta, pracownik składa do Kasy w Wydziale Finansowym, nie później niż 3 dni przed planowanym rozpoczęciem podróży służbowej. Wnioskowanie o wypłatę zaliczki odbywa się na druku polecenia wyjazdu służbowego.
2. W sytuacji, gdy koszty podróży służbowej są niższe, niż otrzymana zaliczka, pracownik zwraca niewydatkowaną kwotę bez zbędnej zwłoki.
§ 6. Rozliczenie kosztów podróży krajowej dokonuje pracownik na formularzu „polecenie wyjazdu służbowego”, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej, dołączając dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, z zastrzeżeniem § 4 ust. 10.
§ 7. 1. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika, zlecający wyjazd może wyrazić zgodę na odbycie krajowej podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy. Wzór wniosku określa załącznik Nr 3 do zarządzenia.
2. Warunkiem udzielenia zgody na odbycie krajowej podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy jest posiadanie przez pracownika stosownych uprawnień do kierowania pojazdem, aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, ważnego badania technicznego oraz stosownych badań lekarskich wymaganych przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
3. W przypadku, gdy podróż służbową odbywa kilku pracowników jednym samochodem, niebędącym własnością pracodawcy, koszty przejazdu rozlicza tylko pracownik, który złożył wniosek o wyrażenie zgody na odbycie podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy.
4. Pracownikowi odbywającemu krajową podróż służbową pojazdem niebędącym własnością pracodawcy przysługuje zwrot kosztów przejazdu stanowiący iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.
5. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą odpowiednio- dla pojazdu o pojemności skokowej silnika do 900 cm 3 – 0,89 za 1 km, - dla pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3 – 1,15 za 1 km.
6. Podstawą rozliczenia kosztów przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy jest karta ewidencyjna pojazdu, której wzór określa załącznik Nr 4 do zarządzenia.
7. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody powstałe lub spowodowane w związku z używaniem przez pracownika do celów służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy.
IV. Zagraniczne podróże służbowe
§ 8. 1. Podróż zagraniczną odbywa się na podstawie „polecenia wyjazdu służbowego poza granice kraju”. 2. Podstawowymi środkami transportu do odbycia zagranicznej podróży służbowej są środki komunikacji publicznej.
3. Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. 2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.
4. Z tytułu zagranicznej podróży służbowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez zlecającego wyjazd, pracownikowi przysługują:1) diety na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, 2) zwrot kosztów:a) przejazdów, b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, c) noclegów, w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
5. Do zagranicznej podróży służbowej stosuje się odpowiednio przepisy § 3 ust. 4,§ 4 ust. 2-3, ust. 7-9, § 6, niniejszego zarządzenia.
V. Postanowienia końcowe
§ 9. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu stosuje się obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa.
§ 10. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Przemyśla.
§ 11. Traci moc zarządzenie Nr 57/2023 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 8 lutego 2023 r.w sprawie ustalenia zasad indywidualnych stawek dla rozliczenia kosztów podróży służbowych na obszarze kraju odbywanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Przemyślu.
§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.