Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Niepublicznym Przedszkolu „Stefanek” w Przemyślu

Urząd Miejski w Przemyślu

     37-700 Przemyśl

              Rynek 1

E.4431.5.14.2020

Protokół

Kontroli przeprowadzonej w Niepublicznym Przedszkolu „Stefanek”, mieszczącym się przy ul. Swobodnej 12 w Przemyślu. Organem prowadzącym szkołę jest Elżbieta Lenar.  Kontrola została przeprowadzona przez Zespół kontrolny – pracowników Wydziału Edukacji i Sportu Urzędu Miejskiego w Przemyślu w osobach: Pani (…………………………..) - Główny Specjalista (na podstawie upoważnienia
Nr 242/2021) i Pani (………………………..) - Główny Specjalista (na podstawie upoważnienia Nr 245/2021).

Kontrolę przeprowadzono w dniach: 04.10.2021 r., 04.11.2021 r. i  10.11.2021 r.

Ustalenia ogólne

Niepubliczne Przedszkole „Stefanek” mieści się przy ul. Swobodnej 12 w Przemyślu. Organem prowadzącym przedszkole jest Elżbieta Lenar. Przedszkole jest wpisane do Ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonej przez Miasto Przemyśl pod numerem E-4430.1.1.2011. 

Kontrolę przeprowadzono w szczególności w oparciu o następujące przepisy prawne:

1. Ustawę z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1930 z późn. zm.),
2. Uchwałę Nr 9/2018 Rady Miejskiej w Przemyślu z dnia 25 stycznia 2018 r. w sprawie dotacji dla przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek prowadzonych przez osobę prawną niebędącą jednostką samorządu terytorialnego oraz osobę fizyczną z późn. zm.

Zakres kontroli

• kontrola zgodności ze stanem faktycznym liczby uczniów wykazywanych do Urzędu Miejskiego
  w Przemyślu w formie comiesięcznych informacji, o  których mowa w  § 3 ww. Uchwały Nr 9/2018 z 2018 r.,
• kontrola sposobu wykorzystania dotacji, w tym zgodności ze stanem faktycznym danych zawartych w rozliczeniu za 2020 r., o którym mowa w § 4 ww. Uchwały Nr 9/2018.

Ustalenia szczegółowe

Podstawowym kryterium dotacyjnym w okresie objętym kontrolą była liczba uczniów zgłaszanych do Urzędu Miejskiego w Przemyślu w formie comiesięcznej informacji o faktycznej liczbie uczniów uczęszczających do przedszkola w okresie od 01.01.2020 r. do 31.12.2020 r.  Informacje składane do Urzędu Miejskiego zawierały imienny wykaz uczniów.

W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia zgodności liczby uczniów wykazywanych w przedstawianych do Urzędu Miejskiego informacjach, o których mowa wyżej, ze stanem faktycznym wynikającym
z  dzienników zajęć przedszkola na rok szkolny 2019/2020 oraz 2020/2021. Sprawdzeniu poddano również dokumentację związaną z przyjęciem dzieci do Przedszkola.

W wyniku dokonanych czynności kontrolnych ustalono, iż w okresie 01.01.2020 r. do 31.08.2020 r.
w informacjach jw. wykazywane było jedno dziecko, tj.  (………………………………………..) na które wypłacana była dotacja, natomiast z adnotacji dokonanej w dzienniku na rok 2019/2020 w miesiącu wrześniu 2019 r. wynika, iż  dziecko przestało uczęszczać do Niepublicznego Przedszkola „Stefanek” od dnia 06.09.2019 r.

W comiesięcznych informacjach dziecko (………………………………………..) w okresie 01.10.2019 r. do 31.08.2020 r wykazywana była:

- w  październiku 2019 r.  pozycja nr (…)

- w  listopadzie 2019 r.  pozycja nr (…)

- w  grudniu 2019 r.  pozycja nr (…)

- w  styczniu 2020 r.  pozycja nr (…)

- w  lutym 2020 r.  pozycja nr (…)

- w  marcu 2020 r.  pozycja nr (…)

- w  kwietniu 2020 r.  pozycja nr (…)

- w  maju 2020 r.  pozycja nr (…)

- w  czerwcu 2020 r.  pozycja nr (…)

- w  lipcu 2020 r.  pozycja nr (…)

- w  sierpniu 2020 r.  pozycja nr (…).

W przedmiotowej kwestii pisemne wyjaśnienia złożył organ prowadzący Niepubliczne Przedszkole „Stefanek” Elżbieta Lenar. Z treści wyjaśnień wynika, iż cyt.: „w okresie od października 2019 r. do 31 sierpnia 2020 r. pobrano nienależną dotację na dziecko (………………………………..). Z adnotacji z dziennika wynika, iż dziecko przestało uczęszczać do naszej placówki od 6 września 2019 r., jednak z powodu niedopatrzenia nie zostało wykreślone z listy dzieci w systemie ODPN i nadal było wykazywane w comiesięcznych informacjach o liczbie uczniów. Błąd ten nie został zauważony, ponieważ w tym samym czasie (październik 2019 r.) zaczęło uczęszczać do naszej placówki inne dziecko - (………………..), które z kolei nie zostało wpisane na listę dzieci w systemie ODPN i nie było wykazywane w comiesięcznych raportach (…)  ogólna liczba wychowanków Niepublicznego Przedszkola „Stefanek” zgłaszanych raportach była zgodna ze stanem faktycznym. Wskazana nieprawidłowość nie była z mojej strony działaniem celowym, ani świadomym.”.

Na poparcie swoich wyjaśnień organ prowadzący przełożył dzienniki 2019/2020 i 2020/2021 wraz z kartami zapisu dziecka do przedszkola (karta na rok 2019/2020 z dnia 10.09.2019 r.; karta na rok 2020/2021 z dnia 15.06.2020 r.). Z dziennika 2019/2020 wynika, iż dziecko (………..) zaczęło uczęszczać do przedszkola począwszy do 11.09.2019 r. i uczęszczało przez cały okres, tj. od 01.10.2019 r. do 31.08.2020 r.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1930 z późn. zm.) prowadzone przez osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego oraz osoby fizyczne publiczne przedszkola niebędące przedszkolami specjalnymi otrzymują na każdego ucznia z budżetu gminy dotację w wysokości równej podstawowej kwocie dotacji dla przedszkoli, (…).

W związku z powyższym Zespół kontrolujący uznał wyjaśnienia organu prowadzącego i stwierdził, iż  dotacja przekazywana na dziecko (………………..………………..) (błędnie wykazywane w okresie od 01.10.2019 r. do 01.08.2020 r.) w rzeczywistości przekazywana była na dziecko (……………..), faktycznie uczęszczające do przedszkola w okresie jw., a nie dotowane przez tut. Gminę w tym okresie.

Zespół kontrolujący dokonał również szczegółowej analizy dowodów księgowych, stanowiących podstawę realizacji wydatków i rozliczenia dotacji wskazanych w „Rozliczeniu wykorzystania dotacji w okresie od 01.01.2020 r. do 31.12.2020 r.”,  w kolejności wskazanej
w przedmiotowym rozliczeniu. W wyniku dokonanej analizy stwierdzono, iż:

1. pod pozycją 104 i 107 wykazano taką samą fakturę FV 04630/1/06/202 z dnia 30.06.2020 r. na kwotę 432,04 zł ; data wydatku 14.07.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „środki czystości”,
2. pod pozycją 93 wykazano fakturę: FS-849/20/PMN z dnia 08.06.2020 r. w kwocie 123,00 zł ; data wydatku 08.06.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „usługa”;

Kontrolowana ustnie wyjaśniła, iż pozycja dot. „przeglądu urządzenia fiskalnego” i została błędnie wykazana; najprawdopodobniej przez pomyłkę, przedszkole bowiem nie posiada urządzenia fiskalnego. 

3. wykazano faktury, które sfinansowane z dotacji uwzględniały odsetki za zwłokę, były to nw. pozycje rozliczenia:

• nr 2; data wydatku 11.01.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 2,40 zł,

• nr 18; data wydatku 21.02.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 3,37 zł,
• nr 23; data wydatku 14.04.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 1,36 zł,
• nr 55; data wydatku 29.05.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 4,06 zł,
• nr 87; data wydatku 01.07.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 51,25 zł,
• nr 132; data wydatku 26.08.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 11,68 zł,
• nr 133; data wydatku 26.08.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 4,10 zł,
• nr 160; data wydatku 25.10.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 0,85 zł,
• nr 161; data wydatku 25.10.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 0,33 zł,
• nr 181; data wydatku 10.12.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 0,96 zł,
• nr 185; data wydatku 18.12.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 1,32 zł,
• nr 187; data wydatku 18.12.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „media”; uwzględniono odsetki
  w wysokości 7,96 zł.

Łącznie odsetki: 89,64 zł.

4. brak rachunku wykazanego pod pozycją nr 184: R 7/11/20 z dnia 25.11.2020 r. na kwotę 420,00 zł ; data wydatku 25.11.2020 r.; przeznaczenie wydatku: „usługa”.

Stwierdzone nieprawidłowości dot. łącznej kwoty 1 064,68 zł. 

Niemniej jednak w poddanym badaniu „Rozliczeniu wykorzystania dotacji w okresie od 01.01.2020 r. do 31.12.2020 r.” do dowodów księgowych stanowiących podstawę realizacji wydatku i rozliczenia dotacji wykazano pozycje (koszty funkcjonowania przedszkola), które w ogóle  nie zostały sfinansowane z dotacji bądź zostały sfinansowane z dotacji tylko w części. Są to nw. dowody: 

Uwzględniając prośbę kontrolowanej o uznanie dotacji w kwocie 1 064,68 zł jako przeznaczonej na pokrycie części któregoś z wydatków wykazanych w tabeli wyżej Zespół kontrolny podjął decyzję o niedochodzeniu kwoty dotacji w wysokości 1 064,68 zł.  Zespół uznał, iż dotacja
w kwocie 1 064,68 zł została przeznaczona na pokrycie części jednego z wydatków wykazanych w tabeli wyżej. 

Organ prowadzący oraz dyrektor jednostki kontrolowanej mogą odmówić podpisania protokołu, składając w terminie 5 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienia o przyczynach odmowy. Odmowa podpisania protokołu nie wstrzymuje dochodzenia zwrotu dotacji w trybie określonym innymi przepisami.

Na tym protokół zakończono.

Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla zarządzającego kontrolę i organu prowadzącego, będącego jednocześnie dyrektorem jednostki kontrolowanej.

Data i miejsce podpisania Protokołu: Przemyśl, dnia …………………….. 2022 r.

               Zespół kontrolny                                                                                                           Kontrolowany  

     …………………………………………                                                                                  ….……………………………………

     …………………………………………