Przejdź do treści strony Przejdź do menu Przejdź wyszukiwarki Przejdź do mapy biuletynu WCAG
Kontrast:
Rozmiar czcionki:
Odstępy:
Reset:
Lektor:

Uczciwy Urząd

Jesteś świadkiem nadużyć bądź niedozwolonych praktyk w Twoim miejscu pracy? Spotykasz się  z nieprawidłowościami lub  naruszaniem obowiązującego prawa? Obserwujesz działania lub zaniechania niezgodne z prawem, które prowadzą lub mogą prowadzić do naruszenia interesu publicznego lub dobra społecznego? Dysponujesz wiedzą o działaniach nielegalnych, nieuczciwych lub zakazanych, do których dochodzi w miejscu pracy?

Teraz , w imię wyższego dobra, możesz poinformować o tych niekorzystnych zjawiskach swojego pracodawcę. Dokonując zgłoszenia, pamiętaj, że nie stanowi ono środka ochrony Twoich praw a naruszenie prawa o którym informujesz winno stanowić zagrożenie dla interesu publicznego lub dobra społecznego.

Musisz wiedzieć, że dokonując zgłoszenia naruszenia prawa podlegasz prawnej ochronie a jedynym warunkiem skorzystania z tej ochrony jest działanie w dobrej wierze, w oparciu o fakty i obiektywne motywacje, nie względy osobiste (np. poczucie niesprawiedliwości, chęć odwetu, czy partykularne interesy jednostki).

Nie obawiaj się reakcji środowiska pracy, pracodawca powinien zachować Twoją tożsamość w poufności. Nie mogą być również podejmowane w stosunku do Twojej osoby żadne działania odwetowe.

Pracodawca zobowiązany został do ustanowienia bezpiecznych kanałów komunikacji na potrzeby dokonywania zgłoszeń, które powinny umożliwiać dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń. Z którego skorzystać ? Decyzja należy do Ciebie!

 

Kanały komunikacji dla dokonywania zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa

 

  1. Poczta elektroniczna, przewidziano do tego celu adres e-mail . W celu zachowania poufności zgłoszenia zaleca się aby nie wykorzystywać do tego celu służbowego sprzętu komputerowego. Dla zwiększenia bezpieczeństwa zachowania poufności zgłaszający może korzystać z prywatnego, założonego specjalnie dla dokonania zgłoszenia konta e-mail, odrębnego od wykorzystywanego dotychczas do celów osobistych nie zawierającego w treści adresu lub informacji umożliwiających ustalenie przez osoby nieuprawnione tożsamości zgłaszającego;
  1. Platforma zgłoszeniowa https://przemysl.wdialogu.pl/sygnalista/. Pozwala na przyjmowanie i obsługę zgłoszeń przez Internet, umożliwiając  m.in. dokonanie  poufnego zgłoszenia bez konieczności tworzenia konta. Operatorem zgłoszeń jest Koordynator. W trakcie dodawania zgłoszenia zalecane jest używanie trybu prywatnego przeglądarki. (w opracowaniu);
  1. Listownie na adres: Urząd Miejski w Przemyślu; Rynek 1, 37-700 Przemyśl z wyraźnym dopiskiem  zgłoszenie – przekazać bez otwierania do rąk Koordynatora ds. zgodności”. Zgłoszenie w formie listownej powinno nastąpić z wykorzystaniem  „Formularza zgłoszenia nieprawidłowości” stanowiącego Załącznik Nr 1 do Regulaminu zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń. W celu zachowania poufności nie zaleca się  korzystania z przesyłek poleconych;
  1. Telefonicznie korzystając z linii telefonicznej dedykowanej zgłoszeniom, której numer podany jest na stronie internetowej Urzędu (w opracowaniu);
  1. Osobiście po wcześniejszym uzgodnieniu spotkania w rozsądnym terminie (7 dni) z Koordynatorem.

 

Jak możesz się dodatkowo zabezpieczyć, aby Twoja tożsamość nie została ujawniona osobom nieuprawnionym?

Aby dodatkowo zapewnić poufność Twojej tożsamości dokonując zgłoszenia nie korzystaj z narzędzi informatycznych (np. komputera) udostępnionych przez pracodawcę. Korzystając z poczty e-mail, dla zwiększenia bezpieczeństwa zachowania poufności, możesz skorzystać z prywatnego konta e-mail, odrębnego od wykorzystywanego dotychczas do celów osobistych nie zawierającego w treści adresu informacji umożliwiających nieuprawnionym osobom ustalenie Twojej tożsamości.

Co powinienem zrobić, jeżeli nie otrzymałem odpowiedzi na zgłoszenie naruszenia?

Jeżeli nie otrzymałeś odpowiedzi na zgłoszenie naruszenia możesz dokonać zgłoszenia zewnętrznego do instytucji państwowej, np. Państwowej Inspekcji Pracy, Urzędu Skarbowego, Policji, Prokuratury, Rzecznika Praw Obywatelskich, Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów itp. Jeżeli zgłoszenie do instytucji państwowych nie przyniesie spodziewanego efektu, możesz dokonać ujawnienia publicznego np. w mediach.

Co mogę zrobić jeśli zapomniałem loginu i hasła do kanału zgłoszeniowego?

Platforma zgłoszeniowa „Bezpieczny kanał sygnalisty” jest kanałem bezpiecznym i szyfrowanym, a co za tym idzie nie ma możliwości odzyskania loginu i hasła, ponieważ informacje te dostępne są tylko dla osoby dokonującej zgłoszenia. Jeżeli zapomniałeś loginu i hasła do kanału zgłoszeniowego „Bezpieczny kanał sygnalisty” dokonaj kolejnego zgłoszenia z wykorzystaniem platformy i w treści zgłoszenia poinformuj odbiorcę  o zaistniałej sytuacji. Należy również odpowiednio zabezpieczyć wygenerowane poświadczenia, aby móc utrzymać kontakt.

W jaki sposób mogę kontaktować się z osobą wyznaczoną do obsługi mojego zgłoszenia?

Możesz kontaktować się z osobą wyznaczoną do obsługi Twojego zgłoszenia poprzez kanał zgłoszeniowy platformy „Bezpieczny kanał sygnalisty”. Logujesz się do kanału poświadczeniami (login i hasło) wygenerowanymi w momencie zgłaszania naruszenia. Dlatego powinieneś zapamiętać te informacje, zapisać lub wygenerować plik.

W jakim terminie powinienem otrzymać informację zwrotną dotyczącą mojego zgłoszenia?

Informację zwrotną powinieneś otrzymać w rozsądnym terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, w złożonych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do sześciu miesięcy. W sytuacji gdy nie otrzymałeś potwierdzenia zgłoszenia, odpowiedź zwrotną powinieneś otrzymać w terminie trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Kto może się ze mną kontaktować i w jaki sposób?

Po stronie podmiotu, do którego kierowane jest zgłoszenie wyznaczone są osoby upoważnione do odbioru zgłoszenia, jak również osoby wyznaczone do podejmowania działań następczych, czyli osoby wyznaczone do wyjaśnienia informacji zawartych w zgłoszeniu. Osoby te komunikują się z sygnalistą wykorzystując kanał zgłoszeniowy platformy „Bezpieczny kanał sygnalisty”. Przesyłane w ten sposób informacje są szyfrowane.

Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń, jak i osoba właściwa do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem nie jest przypadkowa. Są to osoby, które przeszły szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, w tym ochrony sygnalistów, jak również z obsługi kanału zgłoszeniowego i znają odpowiednie procedury. Są również odpowiednio umocowane w strukturze organizacyjnej.

W jaki sposób będę mógł dowiedzieć się, że zgłoszenie zostało przyjęte?

Aby dowiedzieć się, że odbiorca przyjął zgłoszenie, należy zalogować się na platformę zgłoszeniową „Bezpieczny kanał sygnalisty” loginem i hasłem, które zostały wygenerowane podczas składania zgłoszenia. Dlatego bardzo ważne jest, aby sygnalista zapamiętał wygenerowane poświadczenia lub je zapisał.

Kto odczytuje i odpowiada na zgłoszenie?

Zgłoszenie, które trafia na dedykowaną platformę „Bezpieczny kanał sygnalisty” jest zaszyfrowane do momentu odszyfrowania go przez upoważnioną osobę. Odbiorca zobowiązany jest również do potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Ma na to 7 dni. Odbiorca może również poprosić o dodatkowe wyjaśnienia.

Czy w zgłoszeniu muszę podawać swoje dane osobowe?

W zgłoszeniu nie ma wymogu podawania danych osobowych (np. imienia, nazwiska, danych kontaktowych), ponieważ komunikacja będzie odbywała się z wykorzystaniem kanału zgłoszeniowego „Bezpieczny kanał sygnalisty”. O tym czy chcesz podać swoje dane osobowe, chcesz przesłać posiadane informacje innym kanałem lub chcesz spotkać się z osobą upoważnioną decydujesz Ty. Pamiętnej jednak, że  zgłoszenia anonimowe nie będą procedowane.

Jakie informacje mogę zawrzeć w zgłoszeniu dokonywanym przez platformę „Bezpieczny kanał sygnalisty”?

W zgłoszeniu należy podać wszelkie posiadane informacje dotyczące naruszenia prawa. Do zgłoszenia można dołączać również pliki multimedialne (dokumenty, zdjęcia, filmy). Komunikacja będzie odbywała się z wykorzystaniem kanału zgłoszeniowego „Bezpieczny kanał sygnalisty”.

Jak zabezpieczona informacja o naruszeniu dociera do adresata i jak jest przetwarzana ?

Zgłoszenie dokonane przez sygnalistę trafia na dedykowaną platformę „Bezpieczny kanał sygnalisty”, do której dostęp mają tylko upoważnione osoby. Odbiorca otrzymuje informację o zgłoszeniu na wskazany adres poczty elektronicznej i po zalogowaniu się na platformę może odczytać zgłoszenie. Zgłoszenie na platformie pozostaje zaszyfrowane do momentu odszyfrowania go odpowiednim hasłem przez odbiorcę.

W jaki sposób działa kanał zgłoszeniowy „Bezpieczny kanał sygnalisty”?

Kanał zgłoszeniowy „Bezpieczny kanał sygnalisty” jest platformą wymiany korespondencji pomiędzy sygnalistą a wyznaczoną osobą. Sygnalista wysyłając zgłoszenie otrzymuje indywidualny login i hasło, które należy zapamiętać lub zapisać (wygenerować plik), ponieważ danych tych nie można odzyskać. Dzieje się tak, gdyż kanał zgłoszeniowy jest szyfrowany, a poświadczenia są generowane indywidualnie dla każdego zgłoszenia. Sygnalista otrzymuje dostęp tylko do kanału dotyczącego konkretnego zgłoszenia.

Odbiorca zgłoszenia korzystając z indywidualnego dostępu do dedykowanej platformy zgłoszeniowej odpowiednim/swoim hasłem odszyfrowuje otrzymaną wiadomość i odpowiada nadawcy wykorzystując ten sam kanał korespondencji.

Jak szyfrujemy?

Każde zgłoszenie wraz z identyfikacją sygnalisty jest szyfrowane za pomocą szyfrowania hybrydowego z wykorzystaniem specjalnych algorytmów, dzięki czemu wiadomość nie możliwa jest do odtworzenia bez posiadania unikalnego kodu. Kod generowany jest wyłącznie dla sygnalisty.

Ponadto zabezpieczony jest kierunek do i z serwera za pomocą wielokrotnego szyfrowania. Stąd nie ma fizycznej możliwości zdobycia wiedzy o miejscu zgłoszenia i sygnaliście (np. IP komputera).

Jak zapewniamy poufność sygnaliście? Jak chronimy Twoją tożsamość i treść zgłoszenia?

Sygnalista korzystający z kanału zgłoszeniowego „Bezpieczny kanał sygnalisty” ma zagwarantowaną poufność, jeśli w treści zgłoszenia poda informacje, które mogą go zidentyfikować. Poufność sygnaliście zapewniamy poprzez zastosowanie odpowiednich kluczy szyfrujących oraz poprzez ograniczony dostęp do kanału zgłoszeniowego po stronie odbiorcy.

  1. animizacja źródła kontaktu sygnalisty:

Kontakt Sygnalisty z serwerem Systemu jest anonimowy. Serwer systemu jest tak skonfigurowany, by z jednej strony nie tworzył logów kontaktów (nie rejestrował danych o transmisjach do niego), a z drugiej strony zanonimizował przekazywane przez Sygnalistę dane (usuwał informacje identyfikujące nadawcę). Nie ma możliwości dotarcia do danych osobowych lub lokacyjnych Sygnalisty także do numeru IP jego komputera, smartfona.

  1. bezpieczeństwo treści zgłoszenia:

System zapewnia dodatkowe szyfrowanie treści zgłoszenia na urządzeniu (przeglądarce) Sygnalisty w sposób dostępny do odczytu tylko dla wyznaczonego w urzędzie Operatora. Na serwer przekazywane jest zgłoszenie w postaci zaszyfrowanej, z przypisanym do niego identyfikatorem i nadanym hasłem. Nie ma możliwości odczytu zgłoszenia na serwerze. Serwer nie realizuje żadnych operacji szyfrowania lub deszyfrowania zgłoszeń.

  1. możliwość kontaktu zwrotnego:

W momencie wysłania zgłoszenia Sygnalista otrzymuje od Systemu identyfikator zgłoszenia oraz wygenerowane dla niego hasło. Za ich pomocą może odczytywać na serwisie zwrotne odpowiedzi od Operatora, związane ze swoim zgłoszeniem, nadal pozostając anonimowym.

  • Pamiętaj, aby nie dokonywać zgłoszenia na sprzęcie informatycznym udostępnionym przez pracodawcę.
  • W trakcie dodawania zgłoszenia zalecane używanie trybu prywatnego przeglądarki.
  • Wysyłasz zgłoszenie bezpiecznie, Twoje zgłoszenie jest szyfrowane, a wszelkie metadane z załączników są usuwane.
  • Treść zgłoszenia będzie dostępna tylko dla osób upoważnionych do obsługi zgłoszeń, które są zobowiązane do zachowania poufności.
  • Korzystając z platformy zgłoszeniowej „Bezpieczny kanał sygnalisty” nie musisz podawać danych kontaktowych. Po wysłaniu zgłoszenia dostaniesz ID zgłoszenia i hasło do skrzynki korespondencyjnej, dzięki której sprawdzisz status zgłoszenia.
  • Nie podawaj danych innych osób, jeżeli nie jest to konieczne

Pliki do pobrania:

DOCXformularz-zgloszenia-nieprawidłowości.docx (17,64KB) (plik.doc, 32 KB)

DOCXKlauzula_Informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych RODO.docx (17,85KB) (plik.doc, 18 KB)