Zarządzenie Nr 295A/10 Prezydenta Miasta Przemyśla w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Miasta Przemyśla w zakresie współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Reg
Zarządzenie Nr 295A/10
Prezydenta Miasta Przemyśla
z dnia 16 listopada 2010 roku
w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad polityki) rachunkowości dla Urzędu Miasta Przemyśla w zakresie współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013
Prezydenta Miasta Przemyśla
z dnia 16 listopada 2010 roku
w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad polityki) rachunkowości dla Urzędu Miasta Przemyśla w zakresie współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013
Na podstawie art.4 i art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), oraz zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128 poz. 861 ze zm.) oraz w związku z realizacją umowy nr POPW.04.01.00-18-003/09-00 z dnia 21 kwietnia 2010 r. o dofinansowanie Projektu „Budowa wschodniej drogi obwodowej miasta Przemyśla łączącej drogę krajową nr 77 z drogą krajową nr 28”, nr POPW 4.1-11, zawartą pomiędzy Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie, ul. Pańska 81/83 jako Instytucją Pośredniczącą
zarządzam co następuje:
§ 1
Zatwierdzam i wprowadzam do użytku przepisy wewnętrzne dotyczące przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Przemyślu w zakresie ewidencji księgowej projektu objętego dofinansowaniem.
§ 2
1. Sprawy nie objęte niniejszym zarządzeniem zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi :
a) Zakładowy plan kont,
b) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
c) Procedury kontroli finansowej,
d) Instrukcja gospodarki kasowej,
e) Instrukcja Inwentaryzacyjna,
f) Instrukcja druków ścisłego zarachowania.
Postanowienia zawarte w zarządzeniu dotyczą Naczelników/Dyrektorów i Kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych oraz wszystkich pracowników wykonujących zadania określone w zakresach czynności, a dotyczące ww. Projektu.
§ 3
Ustala się następujące zasady postępowania w zakresie ewidencjonowania operacji księgowych:
1. Środki na realizację programu w walucie polskiej (PLN) przekazywane są w formie płatności w wysokości nie przekraczającej 100% kwoty dofinansowania na wydatki objęte pomocą na wyodrębniony rachunek bankowy Gminy Miejskiej w Przemyślu wskazany w umowie.
2. Wydatki ponoszone na realizację projektu realizowane są przez jednostkę wydatkową Urzędu - JWUM.
3. Ewidencję księgową prowadzi się na rachunku bankowym wyodrębnionym, wspólnym dla jednostki samorządu terytorialnego (ORGAN) i jednostki wydatkowej Urzędu (JWUM).
4. Operacje księgowe na rachunku wyodrębnionym ewidencjonuje jednostka ORGAN.
5. W celu wyodrębnienia operacji księgowych w zakresie realizowanego programu stosuje się konta księgowe dla jednostki ORGAN i jednostki JWUM. Wykaz kont księgowych dla jednostki ORGAN i JWUM określa załącznik nr1 i nr 2.
6. Podstawę do ewidencji wydatków w jednostce JWUM stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne:
- wyciągi bankowe,
- raporty kasowe,
- faktury, rachunki wystawione przez wykonawców za świadczone usługi,
- decyzje
- polecenie księgowania.
7. Podstawę do ewidencji operacji w jednostce ORGAN stanowią dowody zewnętrzne i
wewnętrzne:
- wyciągi bankowe
- polecenie księgowania.
8. Upoważnia się do podpisywania dokumentów za zgodność z oryginałem w zakresie dokumentów kierowanych do wniosków o refundację Skarbnika Miasta. W przypadku nieobecności w pracy Skarbnika Miasta dokumenty podpisuje Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego.
9. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera wg następujących programów autorstwa firm dopuszczonych do stosowania w jednostce:
Oprogramowanie użytkowane jest przez Urząd Miejski w Przemyślu na podstawie udzielonej licencji zgodnie z zawartą umową COIG S.A. Katowice:
numer umowy : ZP/45/09
z dnia : 01.12.2009 r.
KSIĘGA GŁÓWNA wersja 1.0.0.0
NALEŻNOŚCI I ZOBOWIAZANIA wersja 1.0.0.0.
PLANOWANIE I MONITOROWANIE BUDŻETU wersja 1.0.0.0.
CENTRALNY REJESTR UMÓW wersja 1.0.0.0.
REPOZYTORIUM SYSTEMU - FAKTUROWANIE wersja 1.0.0.0.
EWIDENCJA KADROWA wersja 1.0.0.0.
PŁACE wersja 1.0.0.0.
MAJĄTEK ŚRODKÓW TRWAŁYCH wersja 1.0.0.0.
DOSKOMP Łódź – program dot. sprawozdawczości BUDŻET JST PLUS; służy do sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych.
Oprogramowanie użytkowane jest przez Urząd Miejski w Przemyślu na podstawie udzielonej licencji zgodnie z zawartą umową: nr 430/10 z dnia 16.01.2010 r.
PROKOM Gdynia – program płatnik; służy do prowadzenia rozliczeń z ZUS.
Oprogramowanie użytkowane jest przez Urząd Miejski w Przemyślu na podstawie udzielonej licencji bezpłatnej.
Ogólna charakterystyka systemu KSAT 2000 znajduje się w polityce rachunkowości.
10. W zakresie dokumentacji określam następujący tryb obiegu dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych:
Podstawą do wystawienia faktur przez wykonawcę robót Mota – Engil Central Europe Spółka Akcyjna Kraków ul Wadowicka 8W jest „świadectwo płatności zaliczki”, ”przejściowe świadectwo płatności”, „ostateczne świadectwo płatności” wystawione przez Inżyniera Kontraktu, a zatwierdzone przez Kierownika Projektu.
Świadectwo płatności zaliczki oznacza świadectwo płatności wystawione zgodnie
z Subklauzulą 14.2 Płatność zaliczkowa – wg FIDIC - warunki Kontraktu na budowę dla robót budowlanych i inżynieryjnych projektowanych przez zamawiającego – wydanie angielsko – polskie 2000
Przejściowe świadectwo płatności oznacza świadectwo płatności wystawione zgodnie
z Subklauzulą 14.6 Wystawianie Przejściowych Świadectw Płatności – wg FIDIC - warunki Kontraktu na budowę dla robót budowlanych i inżynieryjnych projektowanych przez zamawiającego – wydanie angielsko – polskie 2000
Ostateczne świadectwo płatności oznacza świadectwo płatności wystawione zgodnie
z Subklauzulą 14.13 Wystawianie Ostatecznego Świadectwa Płatności – wg FIDIC - warunki Kontraktu na budowę dla robót budowlanych i inżynieryjnych projektowanych przez zamawiającego – wydanie angielsko – polskie 2000
Decyzje Wojewody Podkarpackiego ustalające odszkodowanie wpływają do Urzędu Miejskiego gdzie zostają zarejestrowane, oznaczone numerem i datą wpływu a następnie kierowane są do wydziału merytorycznego zajmującego się mieniem komunalnym, w celu dokonania kontroli merytorycznej z uwzględnieniem wydatków strukturalnych (załącznik nr 6). Następnie wydział zajmujący się mieniem komunalnym przekazuje decyzje Pełnomocnikowi ds. Projektu (do Zarządu Dróg Miejskich) w celu kwalifikacji wydatku.
Dowody zewnętrzne obce wystawiają kontrahenci. Oryginał tych dokumentów wpływa do Zarządu Dróg Miejskich w Przemyślu ul. Wybickiego1, którego Dyrektor jest ustanowiony Pełnomocnikiem do spraw Projektu. Dowód zostaje zarejestrowany, oznaczony numerem i datą wpływu oraz skierowany na stanowisko w dziale inwestycji ZDM.
Kierownik Projektu kontroluje pod względem merytorycznym prawidłowość zawartych w nim danych i dokonuje opisu zawartych w dokumencie operacji gospodarczych, załącza dokumenty uzasadniające dokonanie operacji np. protokół odbioru robót, zawartą uprzednio umowę , potwierdzenie przyjęcia materiałów , protokół przekazania itp. i opatruje dokument datą i podpisem potwierdzającym dokonanie kontroli merytorycznej.
Opisane dowody księgowe są przekazywane przez Kierownika Projektu bezpośrednio do Wydziału Finansowo-Księgowego, gdzie po zarejestrowaniu skierowane są na stanowisko pracy, gdzie prowadzone jest rozliczenie finansowo-księgowe ww. zadania inwestycyjnego.
Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego dokonuje formalno-rachunkowej kontroli dokumentu, opatrując dokument datą i swoim podpisem potwierdzającym dokonanie tej kontroli i przekazuje Skarbnikowi Miasta w celu jego akceptacji oraz kierownikowi jednostki lub Pełnomocnikowi ds. Projektu, w celu zatwierdzenia do zapłaty.
Wzór używanych pieczęci określa załącznik nr 3, 4, 5, 6.
Skontrolowany pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzony do zapłaty dowód księgowy wraca do komórki księgowości, gdzie jest poddany wtórnej kontroli a następnie jest zadekretowany, oznaczony numerem identyfikacyjnym i ujęty w księgach rachunkowych. Powyższe informacja zamieszczona jest na dokumencie zapłaty wg. załączonego wzoru na załączniku nr 3, 4, 5, 6.
Komórka księgowości dokonuje zapłaty poprzez sporządzenie polecenia przelewu.
W przypadku nieobecności w pracy pracowników w zakresie podpisywania dokumentów obowiązują następujące zastępstwa:
1)w przypadku nieobecności Kierownika Projektu i Pełnomocnika ds. Projektu dokumenty podpisuje Prezydent Miasta Przemyśla,
2) w przypadku nieobecności Skarbnika Miasta w zakresie akceptacji dokumenty podpisuje Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego,
3) w przypadku nieobecności Naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego skontrolowano pod względem formalno-rachunkowym, dokumenty podpisuje Z-ca Naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego.
Do zakupu dostaw robót i usług stosuje się przepisy ustawy o zamówieniach publicznych.
Dokumentacja dotycząca przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest przechowywana w Zarządzie Dróg Miejskich w Przemyślu ul. Wybickiego 1.
Sprostowanie faktur jako rezultat ich sprawdzenia, następuje poprzez wystawienie przez upoważnionego pracownika komórki księgowości noty księgowej wystawionej w 2 egz. z czego oryginał zostaje wysłany do kontrahenta a kopia zostaje załączona do faktury. Notę podpisuje osoba wystawiająca, główny księgowy i kierownik jednostki.
Faktura korygująca podlega takiej samej kontroli i jej droga jest taka sama jak faktury korygowanej.
Polecenia księgowania (PK) są sporządzane przez pracowników komórki księgowości na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych w celu:
- dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej np: przeniesienia rozliczonych kosztów, wprowadzenie bilansu otwarcia do ksiąg rachunkowych,
- skorygowania błędnych zapisów księgowych,
- w celu przeksięgowania zrealizowanych dochodów, wydatków, dotacji, przychodów i kosztów na podstawie okresowych sprawozdań budżetowych bądź innych dokumentów. Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych pod datą wskazaną w poleceniu.
W przypadku realizacji wydatków związanych z zakupem nieruchomości, podstawą do zapłaty jest decyzja odszkodowawcza, zatwierdzona do zapłaty z dołączonym operatem szacunkowym w którym znajduje się rozbicie na wartość gruntu i wartość innych części składowych oraz dołączonym oświadczeniem o niewspółfinansowaniu nieruchomości w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danej nieruchomości z publicznych środków krajowych, lub wspólnotowych wg wzoru z załącznika nr 6.
Potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do podpisywania pod względem merytorycznym decyzji, dwa egzemplarze (kserokopie) operatu szacunkowego i oświadczenia o nie współfinansowaniu nieruchomości wydział zajmujący się mieniem komunalnym przekazuje równocześnie do Zarządu Dróg Miejskich. Kontroli merytorycznej oraz kwalifikacji do wydatku strukturalnego dokonuje naczelnik wydziału zajmujący się mieniem komunalnym lub Z-ca Prezydenta Miasta Przemyśla, któremu podlega wydział merytoryczny.
Pozostałe wydatki realizowane w ramach zadania I600/62 „Budowa wschodniej drogi obwodowej miasta Przemyśla łączącej drogę krajową nr 77 z drogą krajową nr 28 wraz z mostem p/rz San. ze środków własnych Gminy Miejskiej poza umową o dofinansowanie sprawdzane są pod względem merytorycznym przez Pełnomocnika ds. Projektu a pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika w Zarządzie Dróg Miejskich. Dokumentacja dotycząca tych wydatków podlega archiwizacji na zasadach ogólnych.
11. Oryginalne dokumenty księgowe dotyczące projektu, ponoszone ze środków własnych i dofinansowywane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, powinny być wyodrębnione z ewidencji z uwagi na inny okres archiwowania, jak również ze względów kontrolnych. W ewidencji ogólnej Urzędu winny znajdować się kserokopie dokumentów potwierdzone „za zgodność z oryginałem”.
12. Procedury kontroli w Urzędzie Miasta Przemyśla w zakresie projektu określa zarządzenie
w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości w
Urzędzie Miejskim w Przemyślu.
13.W ewidencji księgowej należy posługiwać się nr zadania budżetowego i inwestycyjnego: I600/43 „Projekt „Budowa wschodniej drogi obwodowej miasta Przemyśla łączącej drogę krajową nr 77 z drogą krajową nr 28” oraz I600/62 „Budowa wschodniej drogi obwodowej miasta Przemyśla łączącej drogę krajową nr 77 z drogą krajową nr 28 wraz z mostem p/rz San.
14. Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi B -10.
15.Dokumenty księgowe dotyczące projektu przechowywane są w komórce księgowości a następnie w archiwum zakładowym. Podstawą przyjęcia do archiwum jest spis zdawczo-odbiorczy akt podpisany przez pracownika przekazującego i przyjmującego zawierający właściwą kategorię archiwalną akt, wynikającą z zarządzenia Prezydenta Miasta Przemyśla z dopiskiem: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjny Rozwój
Polski Wschodniej 2007 – 2013 Projekt „Budowa wschodniej drogi obwodowej miasta Przemyśla łączącej drogę krajową nr 77 z drogą krajową nr 28.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
PREZYDENT
MIASTA PRZEMYŚLA
Robert Choma
MIASTA PRZEMYŚLA
Robert Choma
Plan kont dla budżetu gminy (41,50KB)
Zarządzenie Nr 295A/10 (83,50KB)