Zarządzenie Nr 3/2011 Prezydenta Miasta Przemyśla w sprawie zasad przygotowywania, realizacji i rozliczenia przez wydziały i jednostki organizacyjne miasta projektów inwestycyjnych przewidzianych do ubiegania się o środki finansowe Unii Europejskiej

Działając na podstawie art. 30 ustawy z dnia 8 marca 1992 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 z późn. zmianami) w celu ujednolicenia zasad postępowania związanych z przygotowaniem i realizacją wszystkich projektów inwestycyjnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych, a także w celu zapewnienia, nadzoru i kontroli nad tymi projektami

Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1. „jednostce organizacyjnej” należy przez to rozumieć:
a) wydziały Urzędu Miejskiego w Przemyślu lub komórkę organizacyjną wchodzącą w skład Urzędu Miejskiego na prawach wydziału;
b) miejską jednostkę organizacyjną, utworzoną przez Prezydenta Miasta Przemyśla w celu realizacji jego zadań, nie wchodzącą w skład Urzędu Miejskiego w Przemyślu i nie będącą spółką prawa handlowego;
c) podmioty gospodarcze tj. spółki prawa handlowego, których Miasto Przemyśl jest akcjonariuszem/udziałowcem;

2. „dofinansowaniu”, rozumie się przez to dofinansowanie z Funduszy Unii Europejskiej oraz innych, zagranicznych i krajowych źródeł finansowania;

3. „projekcie”, rozumie się przez to przedsięwzięcie Gminy Miejskiej Przemyśl mające charakter inwestycyjny (projekty twarde), dla którego planowane jest pozyskanie dofinansowania lub uzyskano decyzje o dofinansowaniu z Funduszy Unii Europejskiej i innych zagranicznych i krajowych źródeł finansowania;

4. funduszach pomocowych – należy przez to rozumieć fundusze europejskie, w skład których wchodzą w szczególności: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweski Mechanizm Finansowy, Szwajcarsko – Polski Program Współpracy oraz programy wspólnotowe UE;

5. dokumentacji aplikacyjnej – wszystkie dokumenty wymagane w ramach ubiegania się o wsparcie finansowe z Funduszy Unii Europejskiej (UE) i innych źródeł zagranicznych;

6. instytucji zarządzającej – minister do spraw rozwoju regionalnego lub inny właściwy minister, przypadku regionalnego programu operacyjnego – zarząd województwa, odpowiedzialnych za przygotowanie i realizację programu operacyjnego;

7. instytucji pośredniczącej – organ administracji publicznej lub inna jednostka sektora finansów publicznych, której została powierzona, w drodze porozumienia zawartego z instytucją zarządzającą, część zadań związanych z realizacją programu operacyjnego’ instytucja pośrednicząca pełni swoje funkcje w rozumieniu art. 2 pkt. 6 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dn. 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności.

1. Prawo wystąpienia z inicjatywą projektu inwestycyjnego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych mają wszystkie wydziały i jednostki organizacyjne miasta.
2. Przystąpienie do przygotowania i realizacji projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych, może nastąpić wyłącznie za zgodą Prezydenta Miasta Przemyśla.

3. Jednostka organizacyjna miasta po konsultacjach z Wydziałem Funduszy Europejskich
i Strategii Rozwoju występuje z inicjatywą ubiegania się o środki z Unii Europejskiej lub z innych środków europejskich i międzynarodowych przedkładając Prezydentowi Miasta propozycję zadania inwestycyjnego, w której szczegółowo określa:
1) zakres rzeczowo-finansowy projektu;
2) wstępny harmonogram realizacji projektu;
3) wysokość środków finansowych niezbędnych do przygotowania projektu;
4) wysokość środków finansowych niezbędnych do realizacji projektu w rozbiciu na: środki własne (budżet miasta), środki z Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych i inne źródła finansowe np. budżet państwa;
5) inne niż finansowe zobowiązania Gminy Miejskiej Przemyśl wynikające z realizacji projektu.

4. W przypadku, gdy jednostka organizacyjna miasta nie dysponuje środkami finansowymi niezbędnymi do przygotowania i realizacji projektu, może wystąpić z wnioskiem do Prezydenta Miasta o zabezpieczenie środków finansowych w budżecie miasta.

Wydział Inwestycji lub Naczelnik/Kierownik jednostki organizacyjnej miasta którego propozycja zadania inwestycyjnego uzyskała akceptację Prezydenta Miasta zobowiązany jest do:
1. przygotowania dokumentów oraz uzyskania decyzji i pozwoleń wymaganych prawem niezbędnych do złożenia wniosku aplikacyjnego;
2. uzgodnienia i konsultowania z Wydziałem Inwestycji dokumentacji aplikacyjnej przygotowywanej przez inną jednostkę organizacyjną niż Wydział Inwestycji, w przypadku, gdy realizującym projekt dofinansowany ze środków zewnętrznych będzie Wydział Inwestycji;
3. Wyjaśniania i korygowania na bieżąco wszelkich wątpliwości, wad i uchybień stwierdzonych na etapie opracowywania projektu aplikacyjnego.

1. Przygotowywaniem wniosków aplikacyjnych stanowiących podstawę ubiegania się przez Gminę Miejską Przemyśl o fundusze pomocowe zajmuje się Wydział Funduszy Europejskich i Strategii Rozwoju w oparciu o materiały przekazane przez Wydział Inwestycji lub inną jednostkę organizacyjną, której propozycja zadania inwestycyjnego uzyskała akceptację Prezydenta Miasta.


2. W szczególności Wydział Funduszy Europejskich i Strategii Rozwoju jest odpowiedzialny za:
1) pozyskiwanie informacji o zewnętrznych źródłach finansowania i analizowanie możliwości pozyskania środków pomocowych na realizację zadań zapisanych w Budżecie Miasta Przemyśla oraz Wieloletnim Planie Inwestycyjnym;
2) przekazywanie jednostkom merytorycznym informacji na temat możliwości aplikowania oraz wytycznych i terminów naborów - oddzielnie do każdego naboru ze względu na brak jednolitych zasad i terminów obowiązujących w poszczególnych programach i naborach;
3) opiniowanie planowanych projektów, zgłaszanych przez jednostki organizacyjne pod kątem realnych możliwości ubiegania się o dofinansowanie;
4) prowadzenie bieżących konsultacji z instytucjami prowadzącymi nabory;
5) organizację spotkań roboczych dotyczących przygotowywanych wniosków w celu zapewnienia należytego przygotowania dokumentacji aplikacyjnej dla projektu;
6) wybór wykonawcy na opracowanie studium wykonalności oraz przygotowanie materiałów niezbędnych do opracowania studium wykonalności;
7) przekazanie umowy z wykonawcą, protokołu odbioru i faktury za opracowanie studium wykonalności Wydziałowi Inwestycji celem zapłacenia należności z budżetu danego zadania inwestycyjnego;
8) stwierdzenie zgodności przygotowanej dokumentacji aplikacyjnej z wymogami funduszy pomocowych oraz kompletności załączników;
9) przedstawienie do podpisania dokumentacji aplikacyjnej osobom upoważnionym do reprezentacji Gminy Miejskiej Przemyśl;
10) przekazanie podpisanej dokumentacji aplikacyjnej do odpowiedniej instytucji prowadzącej nabór;
11) w przypadku procedury odwoławczej po udzielaniu pomocy i opinii jednostki merytorycznej sformułowanie środka odwoławczego;
12) aktualizację wniosku aplikacyjnego na wniosek celem przekazania instytucji zarządzającej/pośredniczącej informacji niezbędnych do sporządzania aneksów do umów o dofinansowanie;
13) promocję projektu.

Wydział Inwestycji lub inna jednostka organizacyjna miasta odpowiada za:
1. przygotowywanie kompletnej dokumentacji technicznej oraz decyzji i pozwoleń wymaganych prawem niezbędnych do realizacji inwestycji;
2. przekazanie wyciągu z dokumentacji technicznej, kosztorysów oraz wszystkich decyzji i pozwoleń wymaganych prawem Wydziałowi Funduszy Europejskich i Strategii Rozwoju sukcesywnie lecz najpóźniej na 10 dni roboczych przed upływem terminu naboru wniosków.

1. Do niezbędnych dokumentów potrzebnych do złożenia wniosku o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków europejskich i międzynarodowych dla projektu inwestycyjnego w szczególności należą:
1) Studium wykonalności projektu.
2) Raport oddziaływania na środowisko (jeżeli dotyczy).
3) Zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów NATURA 2000.
4) Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji lub oświadczenie wnioskodawcy o braku konieczności sporządzania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach wraz z uzasadnieniem i powołaniem na podstawę prawną.
5) Pozwolenie na budowę lub zgłoszenia budowy, lub dokumenty dotyczące zagospodarowania przestrzennego tj.: kopia decyzji o warunkach zabudowy lub kopia decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, lub wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
6) Wyciąg dokumentacji technicznej (kopia strony tytułowej oraz opis techniczny) lub program funkcjonalno użytkowy dla projektów realizowanych na zasadzie „zaprojektuj i wybuduj”).
7) Specyfikacja dostaw/usług (jeżeli dotyczy).
8) Mapy/szkice lokalizujące projekt w najbliższym otoczeniu.
9) Oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane/cele projektu.
10) Oświadczenie wnioskodawcy oraz dokumenty poświadczające zabezpieczenie środków finansowych na realizację inwestycji.
11) Umowa określająca rolę w realizacji projektu oraz wzajemne zobowiązania stron w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie.
12) Dokumenty potwierdzające otrzymanie pomocy publicznej.
13) Oświadczenie o braku współfinansowania (finansowania) projektu z innych wspólnotowych UE oraz krajowych środków publicznych.
14) Inne niezbędne dokumenty wymagane prawem polskim lub charakterem projektu.

1. Za realizację projektu inwestycyjnego, który otrzymał dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków europejskich i międzynarodowych odpowiedzialny jest Wydział Inwestycji lub inna jednostka organizacyjna wyznaczona przez Prezydenta Miasta.

2. Do obowiązków Wydziału Inwestycji należy:
1) przygotowanie wszystkich dokumentów niezbędnych do podpisania umowy
o dofinansowanie projektu inwestycyjnego ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków europejskich i międzynarodowych,
2) przedstawienie do podpisania umowy o dofinansowanie projektu osobom upoważnionym do reprezentacji Gminy Miejskiej Przemyśl
3) realizacja projektu zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie w tym przede wszystkim:
a) wybór wykonawców realizujących projekt inwestycyjny zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Przemyśla w sprawie wprowadzenia regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Przemyślu,
b) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu zgodnie
z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Przemyśla w sprawie ustalenia przepisowa wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miejskim
w Przemyślu oraz zapisami umowy,
c) przygotowywanie i przekazywanie do odpowiedniej Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej Programem wniosków o płatność,
d) systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji projektu,
e) przekazywanie do Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej Programem wszelkich dokumentów w tym sprawozdań i informacji związanych z realizacją projektu,
f) archiwizacja dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z podpisaną umową, Instrukcją Kancelaryjną oraz Rzeczowym Wykazem Akt obowiązującym w Urzędzie Miejskim w Przemyślu,
g) przedkładanie Prezydentowi Miasta informacji o stopniu zaawansowania realizacji projektu.

1. Jednostką odpowiedzialną za gromadzenie i archiwizowanie całości dokumentacji aplikacyjnej do momentu podpisania umowy o dofinansowanie jest Wydział Funduszy Europejskich i Strategii Rozwoju.

1. Jednostką odpowiedzialną za gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej od momentu podpisania umowy o dofinansowanie jest Wydział Inwestycji.

2. Audyt i kontrolę realizacji i rozliczania projektów Gminy Miejskiej Przemyśl finansowanych i współfinansowanych z funduszy pomocowych przeprowadzi Audytor Wewnętrzny lub Biuro Kontroli.

3. Audyty i kontrole przeprowadzane są zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami wewnętrznymi,

4. Pracownicy Wydziału Funduszy Europejskich i Strategii Rozwoju oraz Wydziału Inwestycji biorą udział w audycie na wniosek Audytora Wewnętrznego,

5. Odpowiednia jednostka organizacyjna umożliwia sprawne przeprowadzenie audytu lub kontroli.

6. Wydział Inwestycji lub inna jednostka organizacyjna merytorycznie odpowiedzialna za realizację projektu z funduszy pomocowych niezwłocznie zawiadamia Wydział Funduszy Europejskich i Strategii Rozwoju o realizacji zaleceń poaudytowych i pokontrolnych.

Wykonanie Zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Funduszy Europejskich i Strategii Rozwoju.

Traci moc Zarządzenie Nr8/2009 z dnia 29 stycznia 2009 r.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.